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メールは3行1分以内!お迎え時間までに仕事を終わらすためのテクニック集

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scyther5/gettyimages

子どもが保育園に通っていると、保育時間内に迎えに行かなければならないので、どうしても仕事時間に限りのある働くママやパパ。みんな、どんな工夫をして両立生活を送っているのでしょう?

仕事の効率化について発信し続けている『ライフハック大全』(KADOKAWA)の著者・堀正岳さんのアドバイスをご紹介します。

メールは3行1分以内で書くと決める

「メールは3行1分以内で作成と決めてしまうと案外できるもの。周囲の人には『今、メールは3行で書く習慣にチャレンジ中』などと伝えておけば失礼にならないでしょう。短いメールには短い返事でくるのもメリットのひとつです。」

パソコンとスマホの通知をすべて切る

通知がくれば、どうしても人は見てしまうもの。でも作業中に異なった内容の割り込みが入ると元の能率に戻るまで23分かかるという研究データもあります。集中力を守るためには不必要な割り込みが0になるような仕組みづくりをしたいもの。

「やらないリスト」をつくる

「SNSは見ない」「発信者不明の電話に応じない」「午前中はメールに応じない」など、ムダと思うことに時間を割かないのも究極のコツ。

メールと電話は必要に応じて使い分け

「電話は自分も相手も時間を束縛するので、ビジネス上は避けたいツールですが、20分悩んでメールを打ったり何度もメールのやりとりをしたりするくらいなら電話をかけて3分で終わらせたほうが効率的。双方の時間をとらない方法を選びましょう。」

仕事優先順位は縦軸と横軸で考える

「予定時間までに仕事が終わらないのは、重要で束縛される仕事を残しているから。仕事は『束縛される・されない』と『重要度』の2軸で考え、重要で束縛されるものから処理していけば、仕事が終わるタイミングを自分で決められるはず。」

決断を早く知る方法を知る

「判断に迷った時は、悩んで時間を浪費するよりもコイントスなどで決めてしまっても。Aと決まって心がざわつくようならBに変えればOK。コイントスは実は自分の本心を引き出すきっかけ。決断するまでの時間をなくすテクニックです。」

常に10秒先にやることを考え作業する

「違う階に行った帰りやトイレに立った時などに、『机に戻ったら報告書を書いて00時までに送ろう』『たまったメールの返信を10分で片づけよう』などと考えているとすぐに作業に入れます。ゲーム感覚でできてオススメ。」

先輩ママは機能の使い倒しやコミュニケーション術で乗り切り!

最後に、先輩ワーキングマザーたちの仕事の効率化テクニックを紹介します。


●『お世話になります。~どうぞ、よろしくお願いします。』から、『承知しました。引き続きよろしくお願いいたします。』など、メールの署名やよく使う長い文章は単語登録しています。受け取ったお礼文の他、メンバー内のフランクなものまでも登録。

●在宅ワーク時のメール返信は音声入力で!メモもスマホの音声入力や写真で記録。

管理職ママは効率化のカギを握っているのは、丁寧なコミュニケーションだと語ります。

●仕事を頼む時は完成した後でやり直しにならないよう『3日後くらいに一度確認させて』と途中でチェックするようにしています。その際、『チェックするのはあなたが心配なのではなく、自分の伝え方が心配だから』と伝えるようにしています。チームの仕事が効率よく進むよう、丁寧なコミュニケーションを心がけています。


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「bizmom(ビズマム) 2018年夏秋号」ぜひチェックしてみてください!(文・bizmom編集部)

■監修:堀 正岳さん(研究者・ブロガー)
研究の傍ら、ライフハック、IT、仕事術、文具などをテーマとしたブログ「Lifehacking.jp」を運営。著書に『ライフハック大全』(KADOKAWA)など。

■参考:「bizmom(ビズマム)」2018年夏秋号 特集「共働き生活が上手くいくコツ150」

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