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在宅ワークでも信頼されるコミュニケーション術とは?在宅秘書ママの仕事術

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共働き家庭が多数派となった今、多くのママやパパが仕事と育児の両立に試行錯誤しています。その一方で、「育児と両立するにはどうすればよいかを考えたことで、より効率的で自分らしい働き方を見つけた」という声も聞こえるようになりました。この連載「わたしと子育てと仕事」では、家庭を大切にしながら前向きに仕事に取り組んでいるママパパの“ここだけの話”を紹介。両立の工夫やタイムスケジュール、働くことへの思いなどをお届けします。

今回は前回に引き続き、在宅秘書として働く1児のママ、相原紗代さんが登場。「顔を合わせる機会が少ない会社の人と上手にコミュニケーションをとるコツは?」「仕事中に子どもが話しかけてきたらどう対応する?」といった、在宅勤務ならではのお悩みへの対処法を聞いてみました。

【前々回記事】在宅秘書。出産でキャリアを中断せざるを得なかったママたちへの新しい働き方

【前回記事】ママたちが注目する「在宅」という働き方、リアル在宅秘書の本音は?

在宅ワークでも仕事相手に信頼されるコミュニケーションのコツは?

相原さんは現在、4人のパートナー(役員クラスにあたる上司)の秘書業務を担当。週5日の勤務日のうち、オフィスに出社するのは週1日のみで、あとの4日は在宅で書類作成やメールのやり取りなどを行っています。

相原さんの所属するPwC Japanグループでは、アメリカで成果を上げていた「在宅秘書」という働き方を2015年から導入、遠隔で業務をこなすため出社しないでほとんどを自宅で働いています。

在宅勤務を行う場合に気がかりなのは、オフィスにいる他の社員と顔を合わせる機会が少なくなってしまうこと。コミュニケーションの面で不都合を感じることはないのでしょうか。

その点について相原さんに尋ねてみると、「オフィスに常駐しているわけではないので、『やってほしい業務にすぐに対応してもらえないのではないか』というパートナーの不安を解消できるよう、日ごろからコミュニケーションには気を配っています」との答えが。主に次のような点を心がけ、丁寧かつ好印象に結びつきやすいやり取りを心がけているそうです。

◆メール術① 基本的に“即レス”を心がける

「メールでのやり取りのみの場合、相手からしてみれば、自分が送ったメールを読んでもらえているのかが分かりません。相手を不安にさせないように、依頼にはすぐ返信するようにしています。すぐには対応できないケースに関しても『いつまでには対応します』という具体的な見通しをできるだけ早く伝えることを心がけています。」

◆メール術② 質問も報告もシンプルに書く

「相手に確認したいことがある場合は、YESかNOで答えられる質問をしたり、『Aですか?Bですか?』といった尋ね方をしたりして、何を答えてほしいのかが一目で分かるようにしています。報告をするときは結論から先に書き、『要するにどういうことか』がすぐに分かるメールになるよう意識しています。」

◆電話術 かけるときは相手の状況を考慮

「普段はメールでのやり取りを基本としているパートナーから電話があった場合は、急ぎの用件だということですから、最優先で対応します。こちらから急ぎ確認したいことがある場合は、パートナーの状況を考慮して、携帯に電話をかけるのではなく、ショートメッセージを送ったり、チャットアプリで質問したりすることが多いです。自分の都合で行動するのではなく、相手の仕事に支障が出ないようにすることを第一に考えています。」

◆出社時は笑顔と挨拶で好印象を

「直接会える機会が少ない分、週1回の出社日に会うときには笑顔で接することを心がけ、挨拶や御礼はしっかり言葉にして伝えるようにしています。女性のパートナーの方々からは『お子さんがいるから無理をしないで』と声をかけられることもあり、とても有り難いですね。そういうときもお心遣いに対する感謝の気持ちを素直に伝えるようにしています。」

家で仕事中に子どもが話しかけてきた……。そんなときはどうする?

在宅勤務をしていると、子どもが近くにいる状況でも急ぎの用件に対応しなければならなくなったり、仕事をしているときに子どもから話しかけられたりすることも想定されます。そんなとき、相原さんはどのように対応しているのでしょうか。

「実家の母に保育園のお迎えを頼んだときなど、就業時間内に娘が家に帰ってくることもあります。日頃から、私が在宅で仕事をしていることは娘にも話してあるので、『今はお仕事の時間だから、お仕事が優先だよ』ということを伝えると、『あ、そうだった』と理解してくれます。『ママがパソコンを触っているときはお仕事だからね』という伝え方をすると、5歳の娘にも『今はお仕事の時間なんだな』ということがイメージできるようです。」

仕事とプライベートのメリハリをつけるには、空間を区切るのも有効とのこと。

「わが家ではリビングの隣にある部屋を私の仕事部屋にしていて、私が仕事をしている間、娘にはリビングで過ごしてもらうようにしています。仕事部屋のドアは開けたままにしているので、お互いが何をしているのかは分かる状態になっていますが、別々の空間で過ごしているので気が散ることはなく、仕事に集中できます。」

また、1日の流れをルーティン化することも、自分の気持ちを切り替え、家族に「今はお仕事モード」ということを理解してもらう上で役立っているそうです。

「家にいるからといって着替えや化粧をせずにいると、『ママはお休みなのかな』という印象を与えてしまいがちです。ですから、外出しない日も、毎日着替えて化粧をしてから、パソコンの電源を入れるのをルーティンにして、『ここからはオフィスに出社したのと同じ』という状況に切り替えることを意識しています。」

日頃からコミュニケーションに気を配り、オンとオフの切り替えを意識することで、会社のパートナーともお子さんとも円満な関係を築いている相原さん。「在宅秘書の仕事を始めて、さまざまな人から直接『ありがとう』と言っていただける機会が増えました。人の役に立っているという充実感が得られるようになったことで、生活に張り合いが生まれたように思います」という言葉からは、日々の充実ぶりがうかがえます。

【前回記事】ママたちが注目する「在宅」という働き方、リアル在宅秘書の本音は?

パソコンの向こう側にいる会社のスタッフには、自分が今、何をしているかが見えない。一緒にいる子どもには、ママがパソコンで何をしているのかが分からない。そんな“相手には伝わりにくい状況”が生じがちな在宅勤務だからこそ、「メールを受け取りました」というレスをすぐに返したり、「ママは今、お仕事をしているの」ということを子どもに言葉で説明したりといった日々のちょっとした心がけが、仕事をスムーズに進めるコツだといえそうです。

文/安永 美穂
早稲田大学卒業後、出版社勤務を経て、2003年にフリーライターとして独立。ベネッセコーポレーション進研ゼミの情報誌などで、受験・進路・キャリアにまつわる記事や人物インタビューを数多く手がける。また、1児の子育て経験や保活経験を生かし、雑誌やウェブサイトで、子育て・ワーキングマザーの生き方・企業の両立支援策などについての取材・執筆も行っている。

企画・構成/たまひよONLINE編集部

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